Nhận email khi có người gửi Google Form

Như ở bài trước mình đã có bài viết hướng dẫn các bạn thủ thuật tạo form liên hệ với Google Form trên Google Drive, biểu mẫu khá nhiều tính năng hấp dẫn. Ở bài viết đó do nội dung đã quá dài nên mình tạm dừng lại tới phần hướng dẫn này, nhận email khi có người điền và gửi form đó", để viết riêng một bài viết hướng dẫn như ở đây. Việc nhận email không đơn giản chỉ là thông báo rằng có người gửi email đâu nhé, mà nó còn đưa đầy đủ thông tin những gì người dùng điền trên form đó.

Việc này thì giúp các bạn không phải mất thời gian tự mình vào Google SpreadSheets như mình nói ở bài trước để đọc toàn bộ những thôn tin đó. Không dài dòng nữa chúng ta bắt tay vào việc thôi. Đầu tiên các bạn truy cập vào Google Drive và vào cái nơi (folder chung hoặc riêng gì đó) mà bạn đã tạo biểu mẫu mà mình đã hướng dẫn. Tại đây bạn sẽ thấy 2 file, một là "form" mà bạn đã tạo, và cái thứ hai là "SpreadSheets" chứa những thông tin mà khách truy cập điền vào.

Thông thường thì tên của 2 file này tương tự nhau, ví dụ tên của form là "Biểu mẫu liên hệ" thì tên của SpreadSheets là "Biểu mẫu liên hệ (Câu trả lời)" mà nhiều khi nó khác nhé, mà bạn yên tâm gửi thử ở form rồi vào check hoặc là nhanh ngó ngay cái thời gian chúng được tạo có giống nhau không là biết có phải nó hay không thôi. Bạn có thể tự mình đổi tên 2 file này hoàn toàn không sao cả.

Sau khi tìm được 2 file này thì các bạn click chọn vào file "SpreadSheets" tức là file "Câu trả lời", và file này được mở ra với giao diện y chang Excel.

Tạo script cho SpreadSheets

Tại thanh điều hướng bên trong giao diện mới được mở ra, bạn truy cập vào "Công cụ » Trình chỉnh sửa tệp lệnh".

Tiếp tục lại một tab mới lại được mở ra với một giao diện khác nữa, nếu là lần đầu tiên bạn truy cập vào đây nó sẽ hiện lên khung thông báo hướng dẫn, bạn hãy bấm vào "Dự án trống", và nó xử lý khoảng 1s và nó đóng hộp thoại đó lại.

Tới bước này các bạn sao chép đoạn script sau đây và chép đè lên hoặc chèn nó xuống dưới đoạn script có sẵn, tại đây mình sẽ chép đè lên

function guiBieuMau(e)
{
// Thay thế bằng địa chỉ email của bạn
var email = "rainbow.lam25@gmail.com";
// Tiêu đề của email được gửi về
var subject = "Biểu mẫu liên hệ KslZone.NET";

// Không rành thì đùng đụng vào code ở dưới nhé
var s = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var columns = s.getRange(1,1,1,s.getLastColumn()).getValues()[0];
var message = "";

// Lấy ra những thông tin nào có dữ liệu điền vào
for ( var keys in columns ) {
var key = columns[keys];
if ( e.namedValues[key] && (e.namedValues[key] != "") ) {
message += key + ' :: '+ e.namedValues[key] + "\n\n";
}
}
// Dùng MailApp service của Google Apps Script để gửi về email của bạn.
MailApp.sendEmail(email, subject, message);
}

sau đó thì nhấn tổ hợp phím "Ctr + S" hoặc vào "File » Lưu" và lưu lại với tên mà bạn muốn ví dụ "Gửi biểu mẫu", cái này chã quan trọng đâu bạn đặt thế nào cũng được.

Tạo trigger để chạy hàm

Google dịch ra tiếng việt nhìn khoai quá nên mình ghi tiếng anh là "trigger" luôn nhé. Tại thanh điều hướng của phần tạo script hiện tại, các bạn chọn vào "Tài nguyên » Tất cả kích hoạt của bạn".

Một hộp thoại mới sẽ hiện lên, đầu tiên các bạn hãy bấm vào dấu "x" ở trước phần myFunction đi vì mình đã ghi đè nên nó đã biến mất rồi, tiếp theo bấm chọn vào "Thêm lệnh kích hoạt mới". Tại cột chạy các bạn chọn "guiBieuMau" là hàm mà ta đã tạo ở trên, cột sự kiện chọn "Từ bảng tính" và ô cuối cùng chọn "Khi gửi biểu mẫu" như hình này

sau đó chọn Lưu.

Sau khi bấm lưu lại có một hộp thoại nhỏ mới hiện lên yêu cầu cấp phép để chạy trigger này, các bạn chọn "Tiếp tục"

sau đó tiếp tục bấm vào "Chấp nhận"

và xong, đóng hết lại và thử gửi biểu mẫu.

Như vậy là về mặt cơ bản bạn đã hoàn thành việc nhận email khi có người mới gửi vào biểu mẫu, tuy trông có hơi dài nhưng làm thì chắc các bạn thấy cũng khá là nhanh. Tới đây thì khi bất kì người dùng nào gửi biểu mẫu, thì sẽ có một email tự động gửi kèm theo những thông tin mà họ đã điền vào cho bạn. Nếu có thắc mắc hỗ trợ chỉnh sửa về hướng dẫn này thì hãy để lại tại phần nhận xét ở dưới cho mình.